La archivística es una ciencia interdisciplinaria a través
de la cual, como lo menciona Antonia Heredia en su libro Lenguaje y
vocabulario archivísticos, algo más que un diccionario, se estudia la
teoría y práctica tanto de los principios, como procedimientos y problemas
suscitados en los archivos y los bienes documentales que custodian; todo ello
con la finalidad de ponerlos al servicio de la comunidad.[1] Entre
algunos de los procedimientos que se aplican en la archivística, tenemos la
organización documental y la descripción, las cuales sin duda son la base y
sustento en la que se afianza una correcta gestión de documentos.
Para poder llevar a cabo una idónea organización documental,
es necesario fundamentarse en el principio de procedencia y orden natural, que
se define como “aquél según el
cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede,
y en este fondo en su lugar de origen”[2]. Es
decir, en la organización de documentos no se deberá mezclar documentación de
un fondo con el de otro y a su vez, dentro de cada fondo la documentación
deberá ser ordenada respetando la secuencia con la cual se fue produciendo en
la oficina o unidad administrativa donde fue producida.
Una vez establecidos estos principios es posible
sistematizar el proceso de organización documental que, de acuerdo con Pedro
López citado en el capítulo 9 “Oragnización1: Clasificación de Fondos” del
libro de Antonia Heredia, Archivística general. Teoría y práctica, es
“la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales
se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para
revelar su contenido e información”[3],
tomando en cuenta que al ámbito intelectual le corresponde la actividad de
clasificación y al mecánico, la de ordenación.
Por su parte, Francisco Javier García Marco en el artículo
“Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la
archivística” de la Revista General de Información y Documentación, de
la Universidad Complutense de Madrid, nos dice que los documentos se someten a
dos procedimientos, por un lado “la organización, que incluye el análisis del
conjunto documental, la adopción o creación y de un plan de clasificación, y la
ordenación del fondo”[4] y
por otro la descripción e indización, que se refieren a la producción de
información con los “contenidos de los documentos y otros aspectos necesarios
para su correcta gestión”[5],
así como la creación de índices, que faciliten la recuperación de dicha
información.
En el apartado 4.1 “La Identificación de las Series
Documentales” del capítulo 4. “El sistema de administración de documentos” del
libro Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales,
Ramón Aguilera Murguía nos dice que de acuerdo con la Norma ISO 15489, para
poder llevar a cabo una clasificación, “se debe crear una relación entre el
documento, el creador y el contexto de la actividad en el que ha sido originado;
situar el documento y su relación dentro del sistema; y vincularlo con otros
documentos”.[6] Esta clasificación, que
habíamos dicho es un proceso intelectual, puede darse de dos tipos: por las
funciones que cumple la institución que genera el fondo o por su forma de
organización.
En el primer caso, se debe identificar qué procesos o
actividades fundamentan dichas funciones y de esta manera generar expedientes
que tengan una característica en común mientras que, en la segunda, las series
son agrupadas tomando como referencia la estructura orgánica de la institución.
Aguilera menciona además que, si bien esta segunda opción es objetiva, “no
garantiza la estabilidad por los constantes cambios por los que atraviesan las
organizaciones a lo largo de su vida”.[7]
Sea cual fuere la forma de organización que se establezca
implementar, se debe realizar una división jerárquica de las funciones de la
institución y sus dependencias. Se iniciará definiendo las competencias de la
entidad las cuales se verán reflejadas en el fondo documental, posteriormente
se establecerán las unidades de gestión que definirán las secciones del fondo y
dentro de estas se precisará las series documentales que se generen, con su
respectiva documentación, sea unidades documentales simples o compuestas.
Tal como lo establece Aguilera, la ISADG plantea que las
series documentales son “documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo
o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del
mismo proceso archivístico, o de la misma actividad, que tiene una forma
particular, o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su
producción, recepción o utilización”[8] En
consecuencia, las series documentales se producen tomando en cuenta las
actividades que se realizan en una unidad administrativa y son, por lo tanto,
el testimonio de sus funciones. Para su correcta organización, estas deben ser
metódicamente identificadas, analizadas y evaluadas.
Una vez se tiene clara esta actividad intelectual, se
procede a la ordenación de la documentación, que es una tarea, como ya lo
mencionamos, de carácter mecánico y que se produce de manera secuencial en el
espacio físico designado para almacenar el archivo. Heredia nos dice que suele
existir una ambigüedad entre los términos clasificación y ordenación y que en
ocasiones es probable confundirlos, pero es importante saber diferenciar su
campo de acción. Mientras que la clasificación “siempre supone establecimiento de clases, de familias,
agrupadas estructural o jerárquicamente dentro de un [campo]. La ordenación es
simplemente alineamiento dentro de cada subconjunto.”[9]
García
Marco, nos dice que la ordenación es la “disposición física de los fondos en el
depósito”[10] y que esta “no es tan
sólo una actividad material, sino también intelectual”[11],
ya que se debe realizar un análisis sobre los criterios que se emplearán para ordenar
físicamente las unidades documentales, tomando en cuenta sus propiedades y las
necesidades que tengan para su posterior acceso. Esta disposición física se la
puede realizar de manera: alfabética, cronológica, orgánica o sistemática, e
inclusive mixta. Es un proceso que requiere del empleo de una signatura que
identifique y diferencie a una unidad documental de otra y en el que se
establece la forma de almacenaje o instalación física de las unidades
documentales.[12] Un interesante punto de
vista es el que menciona García Marco citando a Roberge y es que con los nuevos
soportes informáticos y su gestión documental automatizada, se puede apreciar
claramente la diferencia de ambos procesos.
Otro de los
procedimientos relevantes dentro de la gestión de archivos y que se relaciona
directamente con la organización, es la descripción documental. Esta refiere a
la aportación discursiva del contenido de una unidad documental o de un
expediente, recogiendo sus datos particulares tales como un título o resumen,
el autor o productos, las características físicas, fecha de producción, idioma,
entre otros. García Marco acota que este proceso “equivale a lo que [se
denomina] en teoría de la documentación general análisis documental.”[13]
Finalmente, esta información recabada debe ser indexada, es
decir, registrarla de manera ordenada con términos que puedan posteriormente ser de
fácilmente localizables en el momento de su recuperación y así poder brindar un
acceso oportuno a la información. La indización es “la creación de puntos de
acceso al contenido del documento”[14] y para ello es
fundamental la normalización de mencionados términos.
César Gavilán, en su artículo Descripción archivística:
guías, inventarios, catálogos e índices La norma ISAD(G), hace referencia a
normas internacionales como la Norma Internacional General de Descripción Archivística
ISAD(G) o la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
Relativos a Instituciones, Personas y Familias ISAAR(CPF), sistematizan de
manera básica la estructura de dos tipos de descripciones: las de documentos de
archivo y las de las instituciones, personas y familias. Menciona además las
Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA), las cuales “pretende[n]
dotar a la comunidad archivística española de un conjunto de estándares
nacionales en el ámbito de la descripción archivística” [15] y
que muy probablemente puedan ser aplicables a los archivos Iberoamericanos ya
que como Gavilán menciona es “importante trabajar en la búsqueda de un consenso
del modelo conceptual de la descripción archivística, en el que se pueda identificar
de manera clara las entidades, atributos y relaciones.”[16]
Los datos descritos e indexados, deben ser publicados a
través de instrumentos de descripción documental, expuestos brevemente a
continuación:
Censo: recaba información general identificando a los archivos
de un ámbito específico sea por territorio, titularidad, tipo, etc
Guía: recaba información general, exacta y concisa de todos
o parte de los fondos de un o varios archivos. Hace breve descripción de agrupaciones
documentales (fondos), sintetiza la historia institucional y presenta
información básica del archivo: servicios, horarios, instrumentos de
descripción, etc.
Inventario: Describe las series documentales de las unidades
archivísticas, de acuerdo con el cuadro de clasificación. Hay diversos tipos de
inventarios, sean estos analíticos o someros, de acuerdo a la extensión de la
información que consignan. Este permite que el usuario acceda al contenido de
un fondo facilitando su localización y también ayuda al control de la documentación.
Catálogo: Describe las unidades documentales tanto simples
como compuestas, que se refieran a una misma temática. Requiere realizar un
análisis profundo de la documentación, por lo cual toma mayor tiempo el
elaborarlo, por esto, se aplica solo a agrupaciones documentales establecidas.
Índice: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos,
toponímicos, cronológicos y temáticos, con una referencia (signatura) para su
localización. En este se inscriben datos concretos de los documentos que faciliten
acceder a la información.
Bibliografía
García Marco, Francisco Javier.
«Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la
archivística"». Revista General de Información y Documentación Vol.
5, n.o Servicio de Publicaciones. Universidad Complutense. Madrid
(1995): 93-142.
Heredia
Herrera, Antonia. «Capítulo 9. Organización 1: Clasificación de fondos». En Archivística
general. Teoría y práctica, 6ta ed. Sevilla: Servicio de publicaciones de
la Diputación de Sevilla, 1993.
———.
Lenguaje y vocabulario archivísticos, algo más que un diccionario.
Andalucía: Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía, 2011.
Martín
Gavilán, César. «Temas de Biblioteconomía. Descripción archivística: Guías,
inventarios, catálogos e índices. La Norma ISAD-G”», 2009.
Mena
Mugica, Mayra Marta. «El cambio de paradigma en el campo de la Archivística»,
3-6, s. f.
«Ramón
Aguilera M., "La Identificación de las Series d o c u m e n t a l e s
" , p . 1 1 8 - 1 3 2 e n C r u z M u n d e t , Ramón, Administración de
documentos y archivos.», s. f.
[1] Antonia
Heredia Herrera, Lenguaje y vocabulario archivísticos, algo más que un
diccionario. (Andalucía: Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía,
2011).
[2] Mayra
Marta Mena Mugica, «El cambio de paradigma en el campo de la Archivística»,
s. f., 3-6.
5
[3] Antonia
Heredia Herrera, «Capítulo 9. Organización 1: Clasificación de fondos», en Archivística
general. Teoría y práctica, 6ta ed. (Sevilla: Servicio de publicaciones de
la Diputación de Sevilla, 1993).p. 253
[4] Francisco
Javier García Marco, «Fundamentos de organización y representación documental:
aportaciones de la archivística"», Revista General de Información y
Documentación Vol. 5, n.o Servicio de Publicaciones. Universidad
Complutense. Madrid (1995): 93-142. 93,94
[5] Ibid.
[6] «Ramón
Aguilera M., "La Identificación de las Series d o c u m e n t a l e s
" , p . 1 1 8 - 1 3 2 e n C r u z M u n d e t , Ramón, Administración de
documentos y archivos.», s. f. 118
[7] Ibid.
[8] Ibid.
[9] Heredia
Herrera, «Capítulo 9. Organización 1: Clasificación de fondos». 256
[10] García
Marco, «Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones
de la archivística"».95
[11] Ibid.
[12] Ibid.
[13] Ibid. 95.
[14] Ibid.
[15] César
Martín Gavilán, «Temas de Biblioteconomía. Descripción archivística: Guías,
inventarios, catálogos e índices. La Norma ISAD-G”», 2009.
[16] Ibid. 3
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