1. Introducción
El presente artículo pretende compilar un conjunto de objetivos, metas, decisiones y acciones que permitan gestionar, articular, resguardar y sobre todo empoderar a los archivos del Ecuador, a su documentación y al contingente humano que labora en los mismos, en tres aspectos en particular. Para ello, iniciaremos estableciendo la situación pasada y presente de los archivos en el Ecuador, con el propósito de visibilizar la problemática existente. Posteriormente, a manera de referencia, se pondrá de manifiesto cómo Colombia, país latinoamericano con el cual compartimos muchas similitudes, ha trabajado en la configuración de políticas en el ámbito archivístico.
Definida la situación de los archivos en el Ecuador y ejemplificado el caso colombiano, delimitaremos los objetivos y metas que se desean alcanzar en lo referente a: acceso a la información, conservación documental y difusión; consecuentemente, determinaremos las políticas públicas requeridas.
2. Situación pasada y presente de los archivos en el Ecuador
En la Revista de Historia de América Nº 39 publicada en el año 1955, se presentan dos artículos, publicados por el Pan American Institute of Geography and History, que hacen referencia al “Archivo Nacional del Ecuador” y al “Archivo Histórico Municipal de la ciudad de Quito”. Ambos recogen testimonios de la realidad de los archivos en el país. Sobre el Archivo Nacional se indica que, tanto la documentación referente a la época colonial y a la republicana (no se menciona si quiera a los archivos contemporáneos) se encontraban, “arrumbados en húmedos sótanos, sin el debido cuidado y la obligada veneración [...] Los más antiguos y valiosos escritos han emigrado de los depósitos públicos. Los adquirieron nacionales para la formación de sus archivos particulares y extranjeros para mengua del prestigio de nuestra patria”[1] y recalca que muchos de estos documentos fueron sustraídos o destruidos por el tiempo.
Es por ello que, en 1938, el Jefe Supremo de la República, General don Alberto Enríquez expidió el Decreto Nº. 7 con el cual se crea el Archivo Histórico Nacional que, en 1948 se constituyó como una institución adscrita a la Casa de la Cultura Ecuatoriana. A través de la creación de esta entidad, que inició sus funciones con “un director, un secretario, dos ayudantes y un portero”[2], se realizó clasificaciones empleando un sistema cronológico; asimismo, los índices fueron trabajados por materias alfabéticas de personas y nombres geográficos conformando un fichero general (posiblemente una clasificación que se relaciona más a la de una biblioteca y no a la de un archivo).
Cabe acotar que, si bien el artículo indica que las autoridades se encontraban interesadas en la construcción de un inmueble específico para albergar al archivo, que sería un “edificio moderno dotado de toda comodidad”[3], no se menciona ni programas, ya sea de conservación y restauración de los documentos, ni planes para evitar la sustracción que se dice ocurre de los mismos.
Incluso se alude a que se llevaba a cabo la microfilmación “del más rico caudal de documentos que sobre el Ecuador” que se encontraban (y se encuentran) en el Archivo Nacional de Bogotá, [...] porque (el Ecuador) formó parte del virreinato de la Nueva Granada.”[6] Con esto, se puede entrever un interés por la conservación y recuperación de estos bienes, tanto de sus soportes como de la información inscrita y además una tendencia al intercambio de saberes entre instituciones a nivel internacional.
El historiador Guillermo Bustos en su artículo “Pasado y presente de los archivos históricos en Ecuador” publicado en la revista Procesos, plantea que a la par de que los países latinoamericanos se independizaron como Estados, se vio la necesidad de organizar la información producida por la administración pública y que, en el Ecuador, a partir del año 1938 se “dio curso a la efectiva organización de su archivo nacional”[7]. Sin embargo acota además que “la puesta en valor de los archivos públicos en el Ecuador es tardía en comparación con otros países latinoamericanos, lo que generó un grave problema que acrecentó con el tiempo.”[8]
Por su parte, de acuerdo con las impresiones recogidas por Chantal Caillavet en su artículo “Les archives équatoriennes” publicado en Cahiers du monde hispanique et luso-brésilien No. 34, para 1980, los archivos del Ecuador, salvo algunas excepciones, eran unos archivos muchas veces difíciles de conocer y algunos con un acceso que se alejaba mucho de ser simple y fácil. No obstante, demarca que las cosas estaban cambiando en el país, que se puede observar que, en ese momento, existía “una mayor comprensión y un vivo interés por todo lo que constituye el pasado, no sólo colonial sino también prehispánico, y por las fuentes que permitirán conocerlo mejor”[9], apreciándose un “dinámico esfuerzo por clasificar y abrir los archivos de Quito.”[10]
Caillavet menciona que, por ese entonces, hacía falta una política “claramente definida a nivel nacional en materia de archivos […] la ordenación de los documentos (dista) mucho de ser inmutable, variando la clasificación según el criterio personal de los sucesores a cargo. Por tanto, el trabajo y la localización de la documentación son complicados. A cambio, debemos rendir homenaje al personal empleado, muy eficiente, sumamente acogedor y colaborador.”[11] En resumen, se puede denotar que, para la fecha, existía un interés por inventariar, clasificar y catalogar la documentación, sin embargo, no se lo realizaba de una manera homogénea acogiéndose a una política pública, si no acorde a las directrices de las autoridades de turno, lo cual entorpecía y dificultaba el acceso a la documentación y por otro lado, con las debidas excepciones, poco se invertía en la conservación de los archivos.
Reforzando la idea de esa falta de interés por conservar los archivos y su información, podemos señalar lo que Luz María Guapizaca y Felipe Durán, comentan en su libro Sigilografía Colonial y Republicana. Para los autores se ha producido un saqueo de los archivos nacionales, que ha mermado la posibilidad de realizar investigaciones en el ámbito, por ejemplo, de la sigilografía estableciendo que este expolio ha sido producido:
“especialmente (por) investigadores salvo muy honrosas excepciones, o empíricos, que tuvieron acceso “privilegiado” a ellos, aún antes de que tales archivos sean protegidos por la ley; los documentos, los sellos que acompañaban a esos importantes documentos de los inicios mismos de la Colonia, fueron sustraídos, retirados, o mutilados, precisamente por representar curiosos o tal vez raros ejemplares; por ello, los pocos documentos que se conservan en archivos públicos y que un lejano día fueron expedidos por los monarcas españoles carecen de los sellos de placa, cera, lacre o plomo que traían aparejados.”[12]
Esa indiferencia, por parte del Estado hacia los archivos traducida en una inexistencia de políticas públicas que los ampare, la falta de recursos económicos, el desacato de responsabilidades por parte del Consejo Nacional de Archivo, un limitado nivel de preparación del personal técnico de archivos, así como el exiguo conocimiento y estima que la sociedad y el aparato educativo tienen sobre los archivos, han producido una inoperancia por parte del Estado en la conservación de los archivos documentales.[13]
Aunque en los últimos años la situación ha ido evolucionando, este proceso ha sido lento y un tanto infructuoso, en la medida de que no existe un aparataje normativo idóneo y una entidad que lo avale. Se han establecido leyes de transparencia, de acceso a información pública, normativas e instructivos técnicos para archivos, políticas archivísticas institucionales y un sinfín de documentos que, tal vez de manera no muy acertada, plantean las necesidades y soluciones en el ámbito archivístico, pero, casi en ninguno de estos instrumentos legales se ha apuntado a profundidad el tema de acceso a los documentos que se encuentran ya sea en un muy mal estado de conservación o lo que es peor, de aquellos que ya no existen, cómo efectuar su recuperación y cómo difundir esta labor.
3. El caso de Colombia
Si bien geográfica, social y culturalmente Ecuador y Colombia comparten muchas similitudes, en el caso específico de los archivos la sociedad colombiana ha emprendido una cultura de cuidado de su memoria. Acorde a lo que nos dice Óscar Hernández en su tesis La política de archivos como instrumento generador de gobernanza cultural y de ciudadanía: un estudio de caso sobre Colombia (2015 a 2017) “en la actualidad gran parte de estas políticas se formulan en estricta consonancia con los derechos básicos a los cuales todo ser humano y ciudadano debe tener acceso y pleno goce.”[14]
En consonancia con el tema que nos compete, Hernández realiza un análisis del desempeño del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado de Colombi, quien es el ente rector en materia de archivos que se encarga de “formular, orientar y controlar la política archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos y garantizar la conservación del patrimonio documental asegurando el derecho a los ciudadanos y el acceso a la información, así como el mejoramiento de la eficiencia de la gestión pública a través de una gestión documental articulada con el uso de las tecnologías de la información y la comunicación”[15]
Enfatiza, citando a Arroyave, que Colombia maneja el tema de políticas públicas con un alto grado de inclusión, que se obtiene a través del “empoderamiento, planeación y eficacia”[16] de las misma, siendo pocas las veces en que no se llegue a alcanzar las metas propuestas o que estas no se vinculen con la comunidad en general.
Bajo lo antes mencionado, si bien todas las propuestas de políticas planteadas por el AGN de Colombia son muy plausibles, me es de interés nombrar solo aquellas que se alinean a mi propuesta de acciones a promulgar por parte del Estado ecuatoriano, para cubrir las necesidades de los archivos y que se enmarcan dentro de: acceso a la información, conservación documental y difusión. A continuación, cito las mencionadas políticas[17]:
· Incrementar la conciencia sobre la importancia y la protección del patrimonio documental, garantizando su conservación y promoviendo el acceso democrático…
· Promover la apropiación social del patrimonio documental, a través de la implementación de programas y proyectos a nivel nacional y regional relacionados con procesos de valoración, reflexión, investigación y conocimiento del patrimonio documental, que incentiven la participación activa de las comunidades, instituciones, entes territoriales, gremios y agentes culturales…
4. Planteamiento del problema actual
Una vez establecida la problemática ecuatoriana a través del tiempo y tomando las referencias que atañen, de la situación de Colombia frente a los archivos, nos es de interés fijar ciertos objetivos y metas a las que se desea llegar, específicamente en tres aspectos: el acceso a la información encaminado al servicio a la sociedad, la conservación resaltando la necesidad de intervenciones más allá de una prevención del deterioro y finalmente la difusión, no solo de los acervos y documentos de relevancia histórica, sino además de la gestión y los procesos técnicos que se llevan a cabo dentro de los archivos.
Acceso a la información
Difusión
Sabemos que los archivos, sean históricos o de gestión, son fuentes de información tanto testimonial, probatorio, como de sustento para uno u otro trámite, por lo que, su acceso es un derecho fundamental de las personas y es deber de los archiveros brindar de manera oportuna este servicio. Pero ¿qué sucede si la falta de accesibilidad se encuadra en el deplorable estado de conservación o la inexistencia de la documentación por su desaparición sea con un propósito en particular o por descuido? O a su vez, ¿cómo se puede establecer que los archivos deben ser accesibles a la sociedad en general, si estos no trabajan en red y no existe un conocimiento de sus servicios a nivel de todos los grupos sociales?
Conservación documental
En este punto concierne hacer una reflexión sobre el caso colombiano. En su documento normativo de Políticas Públicas de Archivos, definen únicamente la conservación preventiva, siendo esta el “conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación – restauración”[18], dejando de lado el cómo proceder en el caso de requerir intervenciones menores, conservación curativa o restauración.
La falta de desarrollo de estos puntos se debe quizá a que Colombia, en la actualidad. necesita en menor medida de este tipo de intervenciones. Si bien en su aparato legal sí existe un Acuerdo que refiere a este tema, el 006 de 2014[19] que esboza el Sistema Integrado de Conservación-SIC, sustituto del 48 de 2000[20] (el cual sí describía de manera explícita los niveles de intervención), los procesos de intervención directa no están contemplados de manera enfática dentro de las políticas públicas.
Para el caso de Ecuador, una vez hemos revisado su situación a través del tiempo comprobando el detrimento en el que se encuentran los archivos, considero sí es necesario debatir sobre las acciones que debe ejecutar el Estado frente a estos procesos; denotando que, al día de hoy, no se han llevado programas intensivos de restauración de bienes documentales a nivel nacional ni una extensa divulgación de los procedimientos y que además, no existen suficientes profesionales conservadores - restauradores de documentos tomando en cuenta que en el 2018 la única carrera que impartía la cátedra de restauración y museología cerró definitivamente[21]. Es preciso señalar que el AGN de Colombia cuenta con el suficiente personal técnico en esta materia, que incluso es uno de los servicios que brindan a usuarios internos y externos.
Por su parte, en lo concerniente a la salvaguarda de los bienes documentales en el caso de tráfico ilícito, las instituciones competentes del Ecuador de una u otra manera han logrado tomar acciones, pero considero todavía nos falta dar una mayor importancia a las decisiones, directrices y operaciones del caso.
Para que exista un interés en los archivos del Ecuador y sus acervos, que ya lo hemos establecido es exiguo tanto en el ámbito estatal como por parte de la sociedad, es necesario que desde dentro de la institución se exponga, se exhiba, se “ostente” lo que se conserva. Esto puede realizarse a través de la investigación y divulgación de los documentos, pero así mismo es importantísimo que la labor del contingente humano (que sí o sí requiere ser interdisciplinario) también sea difundida. Con esto, quiero precisar que dentro de las políticas públicas se debe propender a la capacitación y a la contratación de profesionales en varios ámbitos de acción y, además, que las acciones realizadas por el personal de archivo a más de ser técnicas deben tener un tinte filosófico y de reflexión, traducido en trabajos de investigación del quehacer técnico y profesional dentro de las instituciones.
5. Objetivos y metas por alcanzar
Con la finalidad de establecer el alcance al que se desea llegar con esta propuesta, a continuación, enlistaremos los objetivos y metas que se plantean para dar solución a los problemas referidos en el anterior apartado.
Acceso a la información
· Objetivo: Inferir en las acciones necesarias para cumplir con el oportuno acceso a la información de los archivos, propendiendo a la conservación y recuperación de la documentación y sus componentes, así como a la articulación de la información y gestión archivística, a través de la creación de una red de archivos. Metas: 1) Para el 2022 tener un levantamiento de información del estado de los archivos con su respectiva prelación en el sentido de la necesidad de intervención (restauración y conservación curativa) que permita definir las respectivas acciones. 2) Para el 2022 tener un levantamiento de información de los archivos y documentación que se han perdido, expoliado o definitivamente desaparecido, con la finalidad de tomar acciones para, en lo posible orientarse a su recuperación o en su defecto, el registro histórico de la inminente pérdida. 3) Para el 2022 contar con un catastro de archivos y la definición de los requerimientos para contar con un sistema o plataforma tecnológica que permita poner en red a los archivos, su documentación y sus servicios, independientemente del espacio geográfico. 4) Para el 2023 contar con una red de archivos a la cual se pueda acceder desde cualquier parte del mundo.
Conservación documental
Difusión
6. Políticas públicas para archivos del Ecuador
La política pública acorde a lo que menciona Hernández, citando a varios autores “es el resultado de una acción colectiva que es desarrollada en la esfera de lo público (Burstein & Sausner, 2005; Villaveces, 2009), en donde el gobierno requiere de la cooperación y el acompañamiento de una gran cantidad de actores no solo para ejecutar lo planeado, sino que además debe garantizar la coordinación y la cooperación de dichos actores en el proceso (Börzel, 1997; Hill & Hupe, 2009)”[22]
Bajo esta premisa, entenderemos que la formulación de estas acciones debe ser resuelta en conjunto entre el Estado y la ciudadanía dividida en varios sectores y profesiones. De ahí que, finalmente en el presente documento expongo únicamente las políticas que considero solventarán lo mencionado en el apartado: Planteamiento del problema actual.
· Propender a la formación de profesionales en el ámbito de la conservación – restauración de bienes documentales y a su vez que estos formen parte activa de las instituciones que manejen y custodien archivos históricos, tomando en cuenta la relevancia histórica, social, testimonial y cultural que estos revisten.
· Establecer programas de intervención directa en los bienes documentales que así lo requieran, tomando en cuenta criterios de conservación para evitar intervenciones infructuosas que atentan contra la integridad de los acervos. Así mismo incentivar al comercio de productos y equipamiento de conservación y restauración, para de esta manera evitar la especulación.
· Orientar al estudio de los bienes documentales, tanto en su estructura física como intelectual, previo a cualquier intervención que se realice en los mismos. De igual manera, efectuar publicaciones continuas acerca de los procesos llevados a cabo y las investigaciones del caso.
· Fomentar el desarrollo de una red de archivos la cual acoja a todos los archivos del país y que a través de plataformas tecnológicas se pueda acceder tanto a los bienes documentales, como a los servicios ofertados por las instituciones.
· Propiciar la construcción de programas de recuperación de la documentación ya sea expoliada, perdida o definitivamente desaparecida, así como el planteamiento de las respectivas sanciones a quienes atenten contra los bienes documentales.
· Facilitar la creación de un sistema tecnológico en el que se pueda establecer y dar a conocer a la sociedad en general acerca de la documentación comprometida y sus posibles formas de recuperación.
20 de junio de 2021
Bibliografía
Acuerdo 006 de 2014. Normatividad AGN. Accedido 19 de junio de 2021. https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-006-de-2014/.
Citas y notas al pie
[22] Hernandez Nuñez, La política de archivos como instrumento generador de gobernanza cultural y de ciudadanía: un estudio de caso sobre Colombia (2015 a 2017), 27
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